Au fur et à mesure que les responsabilités s’accumulent et que les réunions se succèdent, il est facile d’avoir l’impression que vous rattrapez toujours votre retard et que vous ne faites rien. Pourtant, il existe des méthodes pour améliorer l’efficacité et le rendement.
Écrémez
Nous venons de vous confier une énorme responsabilité. Naturellement, votre esprit s’emballe lorsque vous considérez les nombreuses façons de l’aborder et les stratégies à mettre en œuvre pour y arriver à temps. Ainsi, vous vous lancez dans la création d’une liste de tâches aussi longue que votre bras.
Ces listes interminables de choses à accomplir sont accablantes et vous empêchent de faire quoi que ce soit. C’est parce que vous changez toujours de vitesse et que vous concentrez vos efforts sur des activités dénuées de sens.
Alors, gardez vos listes de tâches courtes en vous concentrant sur les trois à cinq éléments les plus urgents, les plus cruciaux et les plus difficiles aujourd’hui. Ainsi, vous n’oublierez aucune de vos « Tâches les Plus Importantes » (TPI). Ne faites pas plusieurs tâches à la fois ; finir une chose avant de passer à la suivante. Vous vous sentirez plus productif et moins anxieux si vous faites cela.
Concentrez-vous sur les résultats plutôt que sur les intrants
La plupart du temps, tout en discutant de la productivité, nous nous concentrons sur le temps qu’il faut pour accomplir une certaine tâche plutôt que sur ce que nous avons vraiment réussi à faire en une journée donnée. Vous venez de passer quatre heures à écrire un article de blog de 1000 mots, et c’est un peu déprimant parce que vous avez eu une journée si productive jusqu’à présent. Et si vous vous concentriez sur de très petites parties de ce projet de loi ?
Vous le découpez ensuite en morceaux de 200 mots et les collez dans une page, en donnant à chaque morceau un titre intéressant, en les réorganisant et en utilisant des photographies pertinentes. Soudain, vous reconnaissez tout ce que vous avez accompli en seulement quatre heures.
Garder une trace de ce que vous avez accompli plutôt que du temps que vous y avez consacré est mieux mesuré en conservant des listes détaillées. Cela ne prend que quelques secondes pour y enregistrer toutes vos réalisations quotidiennes. Vous serez plus motivé et concentré si vous suivez vos progrès de cette manière. On affirme que les listes de tâches vous permettent de « passer votre journée en revue, de célébrer vos réalisations et de vous aider à mieux vous organiser ».
Faire un ajustement de l’attitude mentale
Et vous ne leur diriez jamais que leur travail est « plutôt bon« . C’est pourquoi ils repoussent sans cesse les limites. Quoi que vous soyez, une bonne attitude professionnelle peut vous aider à établir des normes pour votre travail, à vous assurer que vous assumez la responsabilité de vos actes et à prendre des décisions intuitives.
Cette grande qualité de caractère est rare dans de nombreux lieux de travail. Cependant, faire preuve d’éthique et d’intégrité dans la prise de décision peut ouvrir la voie à de futures opportunités.
La communication est essentielle
Que vous soyez indépendant, que vous dirigiez une entreprise ou que vous travailliez pour quelqu’un d’autre, vous aurez inévitablement besoin de collaborer avec d’autres. C’est pourquoi vous devez travailler vos compétences sociales et linguistiques. Cela vous fera gagner du temps et des efforts autrement consacrés à la correction des malentendus et des arguties.
La capacité d’écouter activement et de penser de manière critique sont deux compétences de communication sur lesquelles vous pouvez travailler dès maintenant. Lorsque vous écrivez un e-mail, par exemple, soyez bref et précis ; il n’est pas nécessaire d’inclure des détails non pertinents qui ne feront que déconnecter le destinataire.
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Arrêtez d’essayer de jongler avec trop de tâches à la fois !
Vous pensez peut-être qu’en procédant ainsi, vous pourrez vous concentrer sur plusieurs choses à la fois, mais ce n’est pas le cas. Vous passez rapidement d’une activité à une autre. De manière encore plus convaincante, des études montrent qu’il est possible de voir le cerveau échouer à « multitâche » sur IRM.
Alors la prochaine fois que vous commencerez à jongler avec trop de tâches, ralentissez. Respirez et recentrez votre attention sur la seule chose qui doit être faite en ce moment. Une fois que c’est bon, vous pouvez passer à autre chose.
Faire bon usage de la procrastination
Cela peut sembler contre-productif au premier abord. Cependant, il y a un raisonnement solide derrière cela. La « loi de Parkinson« , du nom de l’historien Cyril Northcote-Parkinson, stipule que « si vous attendez la dernière minute, cela ne vous prendra qu’une minute« .
Pensez-y. Vous avez pensé à cette échéance le mois dernier, mais vous venez de commencer à y travailler la semaine dernière. Ce que cela ne signifie pas, c’est que vous devriez prendre du retard. Selon un chercheur, cette méthode devrait être utilisée comme « un levier d’efficacité » en fixant des délais plus serrés pour les tâches ou en planifiant des réunions à l’avance.